Am ersten Tag ist alles da. Am letzten Tag ist jeder Zugang zu.
Der KI-Kollege erledigt Ein-, Um- und Austritte vollständig nach eurem Ablauf: Konten, Lizenzen, Gruppen, Postfach und Gerät. Ihr gebt frei, er führt aus, jeder Schritt ist belegt.
Was heißt „On- und Offboarding automatisieren“?
Ein Eintritt, ein Wechsel oder ein Austritt (Joiner, Mover, Leaver) löst in der IT eine feste Folge von Schritten aus, über viele Systeme hinweg. Der KI-Kollege führt diese Folge als Workflow aus: über Schnittstellen und, wo es keine gibt, direkt an der Oberfläche. Kritische Schritte wie ein neues Konto oder geänderte Rechte gibt euer Team frei.
Fehlt ein Schritt, wartet jemand. Bleibt ein Konto, ist ein Zugang offen.
Ein Eintritt betrifft Active Directory, Microsoft 365, Telefonie, Drucker und Fachanwendungen. Meist arbeitet jemand eine Checkliste ab, Schritt für Schritt. Fehlt ein Schritt, wartet der neue Kollege am ersten Tag. Beim Austritt ist es riskanter: Ein vergessenes Konto ist ein offener Zugang, und spätestens im Audit fällt er auf.
Probier es aus
Löse den Fall selbst oder übergib ihn an den KI-Kollegen.
Vom Anstoß bis zum lückenlosen Beleg.
Anstoßen
Ticket, Mail oder Anruf aus der Personalabteilung, oder zeitgesteuert zum Stichtag.
Freigeben
Der Plan mit allen Schritten wartet auf euer Okay.
Ausführen
Er legt Konten an, weist Lizenzen und Gruppen zu und richtet Postfach, Drucker und Arbeitsplatz ein.
Belegen
Das Protokoll geht zurück ans Ticket. Wer wann welchen Zugang bekommen oder verloren hat, ist nachvollziehbar.
Echte AufnahmeEintritt, Wechsel, Austritt: jeder Schritt nach eurem Ablauf.
Eintritt
- AD- und Microsoft-365-Konto anlegen
- Lizenzen, Gruppen und Verteiler zuweisen
- Outlook einrichten
- Drucker- und Scan-Profil setzen
- Zugang zum Passwortmanager anlegen
- Arbeitsplatz einrichten
Wechsel
- Gruppen und Rechte an die neue Rolle anpassen, alte Berechtigungen entziehen
Austritt
- Konto sperren und Sitzungen beenden
- Lizenzen freigeben
- Postfach übergeben oder weiterleiten
- Gruppen entfernen
- Gerät zurück in den Bestand
Euer Ablauf. Eure Freigabe. Jeder Zugang belegt.
Euer Ablauf als Workflow
Der Workflow bildet euren Ablauf ab. Ihr legt ihn einmal fest, danach läuft jeder Fall gleich.
Freigabe vor jedem kritischen Schritt, nach euren Regeln
Kontoanlage und Rechteänderungen warten auf Freigabe.
Nachweis je Person
Je Person ist protokolliert, wer was wann freigegeben hat. Das ist euer Nachweis für die Zugriffskontrolle, etwa nach § 30 Abs. 2 Nr. 9 BSIG.
Passwörter im Passwortmanager
Passwörter landen nicht im Ticket, sondern direkt im Passwortmanager.
Startklar am ersten Tag, sauber am letzten.
Startklar ab Tag eins
Neue Kolleginnen und Kollegen arbeiten vom ersten Tag an.
Keine vergessenen Zugänge
Austritte sind vollständig und belegt.
Lizenzen kommen zurück
Was niemand mehr nutzt, wird freigegeben.
Häufige Fragen
Können wir unseren Ablauf behalten?
Ja. Der Workflow folgt eurem Ablauf, nicht umgekehrt.
Woher kommen die Angaben zur Person?
Aus dem Ticket oder der Mail der Personalabteilung. Fehlt etwas, fragt der KI-Kollege nach.
Auch Fachanwendungen ohne Schnittstelle?
Ja, er arbeitet auch direkt an der Oberfläche.
Wer sieht die Protokolle?
Euer IT-Team und, wenn ihr wollt, eure Prüfer.